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5 pistes pour réussir sa transition vers le mode de travail hybride

Tuesday March 1st, 2022, 2:07 PM

La situation épidémiologique évoluant vers le mieux, plusieurs employeurs commencent à réfléchir au retour au bureau. Afin de conserver certains avantages du télétravail (horaires flexibles, meilleure conciliation travail-famille, etc.) tout en retrouvant le plaisir et la motivation de travailler avec ses collègues, plusieurs se tournent vers un mode de travail hybride. Afin de bien réussir votre transition, l’équipe de la Halte 24-7 vous propose à quelques solutions :

1 – REPENSER LA GESTION DES HORAIRES

Afin d’accommoder les préférences de tous les employés et de permettre un maximum de flexibilité, il est essentiel d’adapter les horaires à la nouvelle réalité. Vous pouvez, par exemple, demander à vos employés d’être sur place et de travailler selon un horaire fixe durant quelques jours au début de chaque projet et/ou à certains moments clés au courant de ceux-ci. Nos multiples salles de conférences peuvent accueillir vos rencontres présentielles ou hybrides afin de faire le point sur les avancements de vos projets.

2 – ATTENTION À LA ZOOM FATIGUE

Le phénomène est maintenant bien connu. La quantité de visio-conférence dans une journée de travail a atteint des niveaux si élevés depuis le début de la pandémie que certains en ont vu leur santé affectée. Maux de tête, difficultés de concentration, tensions musculaires et insomnie sont autant de symptômes de ce nouveau syndrome. Afin d’éviter cela et de faciliter un retour en présentiel graduel et en douceur, certaines entreprises instaurent des semaines de travail asynchrones (async week). Que ce soit une semaine par mois ou une semaine sur deux, elles délimitent une période durant laquelle toutes les communications internes doivent être faites de manière asynchrone, c’est-à-dire en différé. On favorise donc les courriels, mémos, ou messages directs aux réunions ou visios. On permet ainsi à nos employés de se reposer et de se concentrer pleinement sur leurs tâches. Exit les fameuses réunions qui auraient pu être un simple courriel!

3 – ADOPTER UN MODÈLE À ÉQUIPES MULTIPLES

Selon la grosseur de votre entreprise, il pourrait être avantageux de vous tourner vers un modèle organisationnel à équipes multiples (multiteam system). En effet, réduire la taille des équipes simplifie la prise de décision et la coordination de projets et ce, particulièrement dans une structure hybride. Favorisez, par exemple, la création de 4 groupes de travail au sein d’une équipe d’une douzaine d’employés, plutôt que créer une seule équipe avec une organisation verticale. Avec nos deux succursales à Montréal et à Longueuil, il est aisé de trouver un lieu de rassemblement convenant à tous les membres de vos petites équipes.

4 – ACTUALISER LES MÉTHODES DE PARTAGE D'INFORMATION

Au sein d’équipes partiellement ou totalement à distance, il est primordial de favoriser une communication efficace et constante. D’abord, vous devez vous assurer de bien communiquer vos attentes et votre nouvelle politique de travail hybride. Cela aura pour effet de rassurer vos employés et d’éviter certaines frictions. Ensuite, il pourrait être bénéfique d’instaurer des méthodes de suivi de l’avancement des projets. Avoir accès aux projets en cours de travail peut permettre de sauver beaucoup de temps, à vous comme à vos employés! Il est effectivement plus simple et moins démoralisant de réaligner son travail lorsque des corrections nous sont signalées dès les débuts de celui-ci. Pensez à vous informer à propos de plateformes qui permettent une meilleure communication à distance (Slack, Loom, Notion, etc.) ou encore un accès partagé aux documents en cours de travail (Figma ou Drive, par exemple).

5 – CRÉER DES MOMENTS DE RASSEMBLEMENTS

Afin de rebâtir les ponts entre employés, mais aussi dans l'optique d’intégrer les nouveaux membres à l’équipe, il est important de favoriser des moments d’échanges et de rassemblements. On peut commencer par de petits événements où il est facile de maintenir une distance sécuritaire (matins café, gâteau pour souligner l’anniversaire d’une collègue, etc.) avant d’aller de l’avant avec des 5 à 7 ou de plus grands événements. Ces rencontres sont essentielles pour favoriser l’engagement au sein de l’équipe et pour conserver la motivation de tous. Nos espaces lounge, notre salle multifonctions et notre espace café de Longueuil sont des endroits parfaits pour décompresser en équipe.

De notre côté, l’équipe de la Halte 24-7 aime particulièrement se réunir à l’espace Café + Apéro de Longueuil ou encore sur notre terrasse à Montréal afin de solidifier les liens au sein de l'équipe et décompresser un peu. Et vous, quels sont les trucs que vous avez mis en place pour bien réussir votre transition vers le mode de travail hybride?

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